Vận đơn đường bộ?
Trong hoạt động vận chuyển, tất cả các khâu, các chứng từ hóa đơn đều rất quan trọng. Một trong những chứng từ mà chúng ta phải hết sức cẩn thận, không thể để bất kì sai sót nào là vận đơn.
Vận đơn gồm có: vận đơn đường biển, vận đơn hàng không, giấy gửi hàng đường sắt và nếu vận chuyển bằng đường bộ thì sẽ không hề có vận đơn đường bộ. Thay vào đó khi vận chuyển đường bộ chỉ có các chứng từ giao nhận tại kho như FCR, Cargo receipt, …. Chúng không có giá trị sở hữu hay chuyển nhượng hàng hóa mà chỉ được dùng như một biên nhận hàng hóa thông thường.
Vận chuyển hàng hóa trên đường phải có những hóa đơn, chứng từ gì?
Đối với đơn vị kinh doanh dịch vụ vận tải cần các giấy tờ sau:
Giấy tờ xe
Giấy đăng ký xe ô tô.
Giấy chứng nhận bảo hiểm các loại.
Giấy chứng nhận kiểm định có dán tem kiểm định .
Giấy lưu hành cho xe quá khổ, quá tải (nếu có).
Sổ nhật trình chạy xe ( đối với xe khách theo tuyến cố định ).
Phù hiệu xe chạy hợp đồng (đối với xe khách chạy hợp đồng).
Giấy tờ của chủ phương tiện
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vận tải theo ngành nghề cụ thể.
Giấy tờ của người điều khiển phương tiện
Giấy phép lái xe
Giấy chứng nhận huấn luyện vận chuyển hàng
Các loại giấy tờ khác
Hợp đồng vận chuyển
Là cam kết thực hiện những thoả thuận của bên vận tải và bên thuê vận tải bằng văn bản.Hợp đồng vận tải là chứng từ có tính pháp lý dùng để giải quyết vấn đề tranh chấp có thể xảy ra.
Nội dung hợp đồng vận tải hàng hoá gồm có: Số lượng hàng hoá, thời gian, địa điểm nhận trả hàng, hình thức thanh toán, thời gian thanh toán, cước phí, những thoả thuận khác về nghĩa vụ, quyền hạn, trách nhiệm của hai bên.
Ngoài ra đối với vận tải hàng hóa cần ghi rõ thêm: Cách xếp dỡ, chằng buộc, chèn lót hàng hóa. Quy cách tính chất hàng hoá, cách phòng hộ dọc đường khi có sự cố, phương thức giao, nhận hàng hoá. Các điều kiện khác về: quản lý thị trường, hải quan, kiểm dịch.
Giấy đi đường
Giấy đi đường dành cho các loại xe kinh doanh vận tải hàng hoá, được cấp cho từng chuyến hàng, từng xe, để làm chứng từ trong quá trình thực hiện vận chuyển.
Đơn vị vận tải dùng giấy đi đường để giao nhiệm vụ cho người lái xe, hạch toán các chi phí kinh tế, kỹ thuật và theo dõi các sự cố xảy ra trên đường.
Giấy đi đường là chứng từ để người lái xe giao và nhận hàng hoá trên phương tiện của mình phù hợp với giấy gửi hàng cho chủ hàng.
Cách ghi chép giấy đi đường
Đối với phần do người lập giấy đi đường ghi: đơn vị vận tải cần ghi rõ tên, địa chỉ trụ sở chính, số điện thoại và thời hạn giá trị của giấy đi đường. Ghi rõ họ và tên người lái xe, số giấy phép lái xe, trọng tải của xe và rơ mooc, số đăng ký xe và romooc, ghi rõ thời gian cấp giấy đi đường, phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị trên giấy đi đường.
Phần dành cho cơ quan kiểm soát ghi: Nhân viên thanh tra và kiểm soát, cảnh sát sử dụng phần này để ghi nhận những điều cần thiết liên quan đến quá trình lưu hành của xe và người lái xe. Tất cả các ghi nhận trong giấy đi đường phải có thời gian, chữ ký và chức vụ cấp bậc của người ký.
Phần dành cho người lái xe ghi : người lái xe ghi những lý do sự cố trên đường liên quan đến quá trình thực hiện vận tải. VD: không tìm thấy chủ hãng, xe hỏng phải quay về.
Bên cạnh đó người lái xe cũng ghi số hoá đơn xuất hàng, chỉ số đồng hồ cây số ghi rời đơn vị và khi về đơn vị, phiếu xuất kho và giấy gửi hàng kèm theo hoá đơn vận chuyển
Nơi gửi hàng cần ghi rõ địa điểm giao, nhận và trả hàng, tên hàng vận chuyển, khối lượng vận chuyển
Phiếu thu cước
Phiếu thu cước là chứng từ gốc dùng để phản ánh kết quả kinh doanh vận tải, chúng ta sử dụng phiếu thu cước để: Làm chứng từ thu, chi cước vận chuyển và dịch vụ, Tính giá trị vận chuyển và dịch vụ thành tiền, kiểm tra hoạt động vận chuyển hàng hoá, dịch vụ đã hoàn thành, hạch toán kết quả quá trình vận chuyển hàng hoá.
Phiếu thu cước do đơn vị vận tải lập, người lập phiếu thu cước cần phải có trách nhiệm ghi đúng, đủ và chính xác nội dung các mục, đồng thời cũng phải chịu trách nhiệm về những ghi chép của mình.
Chủ hàng sẽ sử dụng phiếu thu cước để làm chứng từ xuất tiền trả cho đơn vị vận tải và xác nhận rằng công việc vận chuyển và dịch vụ đã hoàn tất.
Giấy gửi hàng
Đơn vị kinh doanh vận tải sẽ sử dụng giấy gửi hàng để làm chứng minh công việc vận chuyển đã hoàn thành.
Giấy gửi hàng có thể thay cho hoá đơn, phiếu xuất kho.
Giấy gửi hàng còn là chứng từ pháp lý về hàng hoá được chở trên xe.
Đối với bên gửi hàng
Theo thông tư số 94/2003/TTL, hàng hóa trên đường vận chuyển phải có hóa đơn, chứng từ kèm theo chứng minh nguồn gốc hàng hóa là hợp pháp ngay tại thời điểm kiểm tra.